Khái niệm: Dịch vụ sự kiện trọn gói bao gồm toàn bộ các khâu từ lên ý tưởng concept, kịch bản, cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng, nhân sự biểu diễn, thiết kế thi công sân khấu đến quản trị rủi ro.
Mức ngân sách: Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói dao động linh hoạt từ 30.000.000 VNĐ (sự kiện quy mô nhỏ/nội bộ) đến hàng trăm triệu hoặc hàng tỷ đồng (sự kiện ra mắt sản phẩm lớn, lễ hội quy mô nghìn người).
Yếu tố ảnh hưởng chi phí: Địa điểm (trong nhà hay ngoài trời), quy mô khách mời, công nghệ trình diễn (LED, 3D mapping, hiệu ứng đặc biệt), và mức độ phức tạp của kịch bản chương trình.
Đơn vị thực thi uy tín: Hoàng Quân Agency là đối tác chiến lược của nhiều thương hiệu lớn (Vincom, Mercedes-Benz, MB Bank, Crystal Bay), sở hữu hệ thống trang thiết bị hiện đại và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến.
Mỗi sự kiện doanh nghiệp tổ chức – từ Lễ Khai trương (Grand Opening), Ra mắt sản phẩm mới (Product Launch) cho đến Tiệc tất niên (Year End Party) – đều là điểm chạm chiến lược định vị đẳng cấp thương hiệu trên thị trường. Một sự kiện thành công không đơn thuần là một buổi lễ suôn sẻ, mà còn là công cụ tạo đột phá về nhận diện thương hiệu và chuyển đổi khách hàng tiềm năng.
Tuy nhiên, bài toán quản trị chi phí luôn là thách thức lớn. Việc tự liên hệ từng nhà cung cấp đơn lẻ (âm thanh, ánh sáng, nhà bạt, MC, vũ đoàn) thường dẫn đến tình trạng đội ngân sách, thiếu tính đồng bộ và tiềm ẩn nhiều rủi ro kỹ thuật khi vận hành thực tế.
Giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp là hợp tác cùng đơn vị chuyên nghiệp sở hữu bảng báo giá tổ chức sự kiện trọn gói minh bạch, rõ ràng từng hạng mục và cam kết không phát sinh chi phí. Hoàng Quân Agency mang đến giải pháp toàn diện, biến từng đồng chi phí đầu tư của quý đối tác thành giá trị truyền thông thực chất.
Báo Giá Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Gồm Những Hạng Mục Nào?
Bảng báo giá sự kiện chuẩn chỉnh cần bóc tách chi tiết từng cấu phần sản xuất và vận hành. Cấu trúc một bảng dự toán sự kiện chuyên nghiệp bao gồm 6 nhóm hạng mục trọng yếu sau:
“`
TỔNG CHI PHÍ = Ý tưởng & Kịch bản + Địa điểm & Không gian + Thi công Sân khấu + Hệ thống AV + Nhân sự Vận hành + F&B & Quà tặng
“`
Chi phí lên ý tưởng (Concept) và kịch bản chương trình (Scriptwriting)
Ý tưởng và kịch bản là “linh hồn” định hình toàn bộ trải nghiệm của người tham dự. Hạng mục này bao gồm:
- Key Visual & Moodboard: Phát triển thông điệp chủ đạo (Concept theme), thiết kế bộ nhận diện visual độc quyền đồng bộ với màu sắc thương hiệu.
- Kịch bản tổng thể (Master Timeline): Phân chia thời lượng chi tiết từ đón khách, nghi thức chính đến hoạt động biểu diễn, giao lưu.
- Kịch bản MC (Script): Lời dẫn chi tiết theo tông giọng (tone of voice) của nhãn hàng, bao gồm kịch bản song ngữ nếu có khách quốc tế.
- Kịch bản kỹ thuật (Run-down AV): Khớp lệnh chính xác từng giây giữa âm thanh, ánh sáng, visual LED và hiệu ứng sân khấu.
Chi phí thuê địa điểm và giải pháp không gian (Venue & Setup)
- Khảo sát & Bố trí mặt bằng: Khảo sát thực tế cao độ trần, nguồn điện, lối thoát hiểm để dựng bản vẽ Layout 2D/3D chi tiết.
- Thủ tục pháp lý: Xin cấp phép tổ chức sự kiện từ Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc chính quyền địa phương theo đúng quy định.
Hạng mục sản xuất, thiết kế và thi công sân khấu (Production & Staging)
Khu vực sân khấu và không gian trải nghiệm là bộ mặt trực quan của toàn bộ chương trình:
- Sân khấu chính: Khung sắt chịu lực, sàn gỗ phủ bạt hiflex hoặc decal bóng cao cấp, bục tam cấp.
- Khu vực Check-in: Photo Booth 3D sáng tạo, Backdrop chụp hình, cổng chào (Cổng hơi/Formex cắt CNC).
- Khu vực đón tiếp: Bàn ghế VIP bọc nơ theo concept, ghế Banquet, thảm đỏ trải lối đi, hệ thống rào chắn sự kiện (Barricade).
Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng và hiệu ứng sân khấu (AV System)
Chất lượng thiết bị kỹ thuật quyết định trực tiếp đến cảm xúc của khán giả:
- Hệ thống âm thanh: Dàn loa Line Array công suất lớn, hệ thống Subwoofer, Monitor sân khấu, Mixer Digital Behringer/Yamaha và Micro Shure không dây chống nhiễu sóng.
- Hệ thống ánh sáng: Đèn Beam Moving Head, Par LED 54 bóng đổi màu, Par COB tạo độ ấm khuôn mặt, đèn Follow Spot 330W, Laser công suất cao.
- Màn hình LED & Hiệu ứng: Màn hình LED P3/P4 Indoor – Outdoor siêu nét, máy tạo khói lạnh, pháo điện, pháo kim tuyến (Confetti), hệ thống CO2.
Chi phí nhân sự vận hành sự kiện (Event Crew & Talent)
- Nhân sự dẫn dắt: MC sự kiện, MC truyền hình hoặc MC song ngữ có kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt.
- Lễ tân & Khách mời: Đội ngũ PG/PB ngoại hình chuẩn, đón khách, hỗ trợ trao giải và bốc thăm trúng thưởng.
- Biểu diễn nghệ thuật: Ca sĩ hạng A/B, ban nhạc Acoustic, DJ, nhóm múa, vũ đoàn hiện đại, nghệ sư múa lân sư rồng khai trương.
- Ekip kỹ thuật: Đạo diễn sự kiện (Show Director), kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng, kỹ sư visual, đội ngũ an ninh và điều phối hậu cần.
Ấn phẩm truyền thông, quà tặng và tiệc sự kiện (F&B)
- Ấn phẩm & Quà tặng: Thiệp mời ép kim, thẻ đeo ban tổ chức, quà tặng doanh nghiệp (Gift set mang dấu ấn riêng).
- Dịch vụ tiệc: Tiệc trà Teabreak (bánh ngọt, trái cây, nước ép), Finger food sang trọng hoặc Set menu tiệc bàn tiệc mặn theo yêu cầu.
Bảng Khung Báo Giá Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Mới Nhất (Tham Khảo Theo Quy Mô)
Bảng tổng hợp chi phí dự kiến cho các quy mô sự kiện phổ biến:
| Hạng mục chính | Gói Cơ Bản (50 – 100 khách) | Gói Tiêu Chuẩn (100 – 300 khách) | Gói Cao Cấp (300 – 1000+ khách) |
|---|---|---|---|
| Concept & Kịch bản | Kịch bản tiêu chuẩn | Concept cá nhân hóa + Visual LED | Ý tưởng độc bản, 3D Mockup, Đạo diễn chuyên trách |
| Sân khấu & Thi công | Sân khấu 15 – 20m^2, Backdrop Hiflex | Sân khấu 30 – 45m^2, Photo Booth 3D | Sân khấu giật cấp 60 – 100+m^2, Booth tương tác |
| Âm thanh & Ánh sáng | Loa Full đôi, 8-12 Par LED cơ bản | Line Array chuyên nghiệp, Beam, Par LED | Line Array chuẩn biểu diễn, Laser show, Mapping |
| Màn hình LED | Backdrop in ấn (không LED) | LED P3 Indoor/Outdoor (12 – 20m^2) | LED P3 màn cong/Panels (30 – 80+m^2) |
| Nhân sự biểu diễn | MC chuyên nghiệp, 04 PG | MC tên tuổi, 06-08 PG, Nhóm nhảy/Band | MC Celeb/Song ngữ, Ca sĩ Hot, DJ, Vũ đoàn lớn |
| Chi phí dự kiến (VNĐ) | 30.000.000 – 65.000.000 | 70.000.000 – 180.000.000 | 200.000.000 – 600.000.000+ |
Gói tổ chức sự kiện cơ bản (Dành cho 50 – 100 khách)
Gói dịch vụ này phù hợp cho: Khai trương showroom nhỏ, hội thảo chuyên đề, workshop, lễ ký kết hợp tác nội bộ.
Mức ngân sách dao động từ 30.000.000 – 65.000.000 VNĐ. Cấu hình tập trung vào việc tối ưu tính tiện dụng: Dàn âm thanh phục vụ phát biểu và phát nhạc nền, ánh sáng cơ bản đánh sáng mặt, Backdrop chụp ảnh chuẩn nét, MC dẫn dắt quy chuẩn và đội ngũ kỹ thuật trực vận hành xuyên suốt.
Gói tổ chức sự kiện tiêu chuẩn (Dành cho 100 – 300 khách)
Phù hợp cho: Lễ khai trương chi nhánh, Year End Party, Hội nghị tri ân khách hàng, Kỷ niệm thành lập công ty.
Mức ngân sách dao động từ 70.000.000 – 180.000.000 VNĐ. Gói tiêu chuẩn nâng cấp mạnh mẽ với màn hình LED sắc nét, hiệu ứng visual chuyển động bắt mắt, hệ thống đèn Moving Beam tạo không gian bùng nổ, cùng sự góp mặt của vũ đoàn biểu diễn và MC phong cách linh hoạt.
Gói tổ chức sự kiện cao cấp & quy mô lớn (Từ 300 – 1000+ khách)
Phù hợp cho: Lễ ra mắt dự án bất động sản, lễ mở bán xe sang, Brand Day, Festival âm nhạc doanh nghiệp.
Mức ngân sách từ 200.000.000 VNĐ đến hơn 600.000.000 VNĐ. Toàn bộ chương trình được thiết kế may đo độc bản: Sân khấu nghệ thuật giật cấp, công nghệ tương tác Kinetic/Hologram, dàn Line Array đẳng cấp quốc tế, dàn dựng tiết mục riêng và sự tham gia của các nghệ sĩ nổi tiếng.
Các Yếu Tố Quyết Định Đến Chi Phí Báo Giá Sự Kiện Trọn Gói
Công thức xác định đơn giá thực tế của một sự kiện:
Quy mô người tham dự và địa điểm tổ chức (Indoor vs Outdoor)
- Sự kiện trong nhà (Indoor): Thường tiết kiệm chi phí do tận dụng được hệ thống điều hòa, mặt bằng phẳng và một phần hạ tầng ánh sáng từ trung tâm hội nghị.
- Sự kiện ngoài trời (Outdoor): Yêu cầu phát sinh các hạng mục bảo vệ như nhà bạt không gian nhôm đúc, sàn pallet chống lún, hệ thống máy phát điện dự phòng công suất lớn và phương án che chắn mưa gió khẩn cấp.
Độ phức tạp của trang thiết bị công nghệ
Chi phí thiết bị tỷ lệ thuận với công nghệ ứng dụng. Việc sử dụng màn hình LED P3 cao cấp, hệ thống điều khiển ánh sáng qua bàn GrandMA, hiệu ứng khói lạnh CO2 kết hợp pháo điện xoay sẽ đòi hỏi ngân sách cao hơn so với cấu hình thiết bị âm thanh ánh sáng truyền thống.
Yêu cầu về định danh thương hiệu và thiết kế riêng biệt
Nếu doanh nghiệp sử dụng các module thiết kế có sẵn, chi phí sản xuất sẽ rất tối ưu. Ngược lại, những sản phẩm mang tính biểu tượng riêng – như cổng chào tạo hình 3D phức tạp, sàn catwalk uốn lượn, đạo cụ mở màn mang câu chuyện thương hiệu – đòi hỏi nhiều ngày công thi công và chi phí vật tư đặc thù.
Năng Lực Tổ Chức Sự Kiện Đỉnh Cao Của Hoàng Quân Agency
Hoàng Quân Agency khẳng định vị thế đối tác chiến lược hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện tại Việt Nam thông qua năng lực thực thi vượt trội.
Bề dày kinh nghiệm thực chiến qua các dự án lớn cấp quốc gia và khu vực
Sự tín nhiệm của các tập đoàn đa ngành là minh chứng rõ nhất cho chất lượng dịch vụ của Hoàng Quân Agency:
- Hệ thống Bán lẻ & TTTM: Trực tiếp tổ chức chuỗi sự kiện Lễ Mở Cửa Vincom Plaza Thái Nguyên, Vincom+ Ninh Thuận, Vincom+ Ninh Hòa, Lễ Khai Trương Vinmart Ninh Hòa, Khánh Hòa Center, An Phát Home.
- Tài chính & Bất động sản cao cấp: Đơn vị thực thi Lễ Kí Kết MB Bank – Crystal Bay, Ngày Hội Pha Lê Crystal Bay.
- Doanh nghiệp & Thương hiệu quốc tế: Triển khai thành công Sự Kiện Ra Mắt Xe Mercedes-Benz, Year End Party Công ty Công Thanh cùng hàng loạt dự án quy mô lớn khác.
Lợi thế cạnh tranh vượt trội từ Hoàng Quân Agency
- Hệ sinh thái thiết bị tự chủ: Sở hữu trực tiếp hệ thống kho bãi âm thanh, ánh sáng, nhà bạt và màn hình LED thế hệ mới. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn các đơn vị trung gian, tiết kiệm từ 20% đến 30% chi phí cho khách hàng.
- Đội ngũ nhân sự tinh hoa: Nhân sự tư vấn, sáng tạo và kỹ thuật viên đều có chuyên môn sâu, xử lý tình huống nhạy bén, đáp ứng chuẩn xác các yêu cầu khắt khe của những thương hiệu lớn.
- Cam kết an toàn tuyệt đối: Quy trình kiểm soát kỹ thuật nghiêm ngặt, trang bị hệ thống back-up 1-1 cho các thiết bị trọng yếu, cam kết tiến độ thi công chính xác từng phút và không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng.
Quy Trình Tiếp Nhận Yêu Cầu Và Cung Cấp Báo Giá Tại Hoàng Quân Agency
Một quy trình 6 bước chuẩn hóa giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm khi đồng hành:
“`
[1. Nhận Brief] ➔ [2. Khảo sát & Proposal] ➔ [3. Báo giá chi tiết] ➔ [4. Ký Hợp đồng] ➔ [5. Vận hành] ➔ [6. Nghiệm thu]
“`
Bước 1: Tiếp nhận thông tin (Brief) và tư vấn sơ bộ
Lắng nghe mục tiêu, thông điệp truyền thông, thời gian, địa điểm và hạn mức ngân sách dự kiến của doanh nghiệp.
Bước 2: Khảo sát hiện trường và xây dựng Concept/Proposal
Chuyên viên kỹ thuật khảo sát thực địa, lên phương án mặt bằng, đề xuất ý tưởng chủ đạo (Theme Concept) và phân bổ thời lượng chương trình.
Bước 3: Lập bảng dự toán chi phí chi tiết (Detailed Quotation)
Bóc tách từng danh mục rõ ràng (thiết bị, sản xuất, nhân sự, quà tặng), đưa ra các gói tùy chọn để tối ưu ngân sách cho khách hàng.
Bước 4: Ký kết hợp đồng và bảo đảm tiến độ thi công
Thống nhất các điều khoản cam kết về chất lượng, tiến độ lắp đặt và an toàn lao động.
Bước 5: Vận hành sự kiện trực tiếp (Execution)
Thi công hoàn thiện trước giờ G tối thiểu 4 – 8 tiếng, tổ chức tổng duyệt (Rehearsal) và điều phối toàn bộ chương trình theo đúng kịch bản.
Bước 6: Nghiệm thu, đánh giá hiệu quả và thanh lý hợp đồng
Bàn giao toàn bộ hình ảnh, video highlight sự kiện; tổng hợp số liệu đo lường hiệu quả truyền thông và xuất hóa đơn VAT đầy đủ.
Bí Quyết Tối Ưu Chi Phí Khi Thuê Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Cho Doanh Nghiệp
Lên kế hoạch và đặt dịch vụ sớm (Tối thiểu 3 – 4 tuần)
Việc chốt phương án sớm giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn về địa điểm đẹp, giữ được mức giá thiết bị ổn định và tránh phí phụ thu gấp trong các mùa cao điểm (cuối năm, mùa lễ hội).
Tận dụng các gói Combo thiết bị và nhân sự từ Agency có kho vận riêng
Thay vì thuê từng hạng mục rời rạc, lựa chọn giải pháp trọn gói từ agency sở hữu thiết bị như Hoàng Quân Agency sẽ giúp doanh nghiệp nhận được mức chiết khấu tốt nhất, đồng thời giảm thiểu chi phí vận chuyển nhiều lần.
Xác định rõ mục tiêu ROI (Return on Investment) của sự kiện để phân bổ ngân sách đúng chỗ
Nếu mục tiêu là tri ân nội bộ, hãy tập trung vào trải nghiệm ẩm thực và gắn kết (YEP). Nếu mục tiêu là quảng bá thương hiệu hoặc bán hàng (Ra mắt sản phẩm mới), hãy dồn tỷ trọng ngân sách vào khu vực sân khấu, công nghệ trình chiếu visual và nhân sự có sức ảnh hưởng (KOLs/Celeb).
Một sự kiện thành công không nằm ở việc chi tiêu bao nhiêu tiền, mà là giá trị và cảm xúc đọng lại trong tâm trí khách hàng sau khi sự kiện kết thúc. Lựa chọn đúng đơn vị đồng hành chuyên nghiệp sẽ bảo chứng cho uy tín và đẳng cấp của doanh nghiệp trên thương trường.
Hoàng Quân Agency tự hào là đơn vị kiến tạo nên những dấu ấn sự kiện đẳng cấp cho hàng loạt thương hiệu hàng đầu Việt Nam. Hãy liên hệ ngay với Hoàng Quân Agency để nhận báo giá tổ chức sự kiện trọn gói chi tiết cùng phương án tối ưu ngân sách nhất cho sự kiện của bạn!
FAQ (Câu Hỏi Thường Gặp)
Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói đã bao gồm thuế VAT và chi phí bản quyền âm nhạc chưa?
Thông thường bảng báo giá ban đầu là chi phí thực thi dịch vụ (Net). Hoàng Quân Agency luôn bóc tách rõ ràng các khoản thuế VAT và phí bản quyền tác giả (VCPMC nếu có sử dụng nhạc bản quyền quy mô lớn) trong bảng dự toán chi tiết để khách hàng dễ dàng theo dõi và chủ động ngân sách.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị những thông tin gì để nhận báo giá nhanh nhất?
Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp 4 thông tin cốt lõi:
- Mục đích sự kiện (Khai trương, Ra mắt sản phẩm, Hội nghị, Year End Party).
- Số lượng khách mời dự kiến.
- Thời gian và địa điểm dự kiến (Indoor hay Outdoor).
- Khoảng ngân sách dự trù (Budget range).
Hoàng Quân Agency có nhận tổ chức sự kiện tại các tỉnh xa không?
Có. Hoàng Quân Agency sở hữu mạng lưới logistics vận chuyển thiết bị chuyên dụng và đối tác phủ rộng trên cả nước. Đơn vị đã triển khai thành công hàng loạt dự án quy mô tại Thái Nguyên, Ninh Thuận, Khánh Hòa và nhiều tỉnh thành trên toàn quốc.
Nếu hủy hoặc hoãn sự kiện do điều kiện thời tiết bất khả kháng thì chi phí xử lý thế nào?
Mọi điều khoản liên quan đến trường hợp bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, chỉ thị nhà nước) đều được quy định minh bạch trong hợp đồng. Hoàng Quân Agency luôn cam kết đồng hành tối đa cùng đối tác thông qua các giải pháp hỗ trợ dời lịch trình, bảo lưu chi phí và giảm thiểu tối đa tổn thất kinh tế cho doanh nghiệp.
